Środki bezpieczeństwa finansowego cz. 2 – Zasady weryfikacji danych identyfikacyjnych klienta

Weryfikacja to proces polegający na sprawdzeniu i potwierdzeniu danych uzyskanych we wcześniejszym procesie identyfikacji i powinna być wykonana przed nawiązaniem relacji biznesowej z klientem. W praktyce przeprowadza się ją najczęściej równolegle do procesu identyfikacji. W celu zapewnienia jakości informacji niezbędnej do wykonania procesów stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wobec Klienta, instytucja obowiązana powinna dołożyć starań, aby źródła informacji wykorzystywane do weryfikacji tożsamości Klienta były wiarygodne oraz aby status dokumentów został odpowiednio potwierdzony tak, by mogły one służyć jako dowód, że identyfikacja i weryfikacja zostały przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Tutaj również zakres działań podejmowanych przez instytucję obowiązaną w tym obszarze zależny jest od związanego z Klientem ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a także typu Klienta, charakteru łączących go z instytucją obowiązaną stosunków gospodarczych oraz produktów i transakcji z jakich korzysta Klient. Procedury instytucji obowiązanej powinny określać metody weryfikacji uzależnione od zidentyfikowanej klasy ryzyka. Instytucja obowiązana określa, kiedy stosuje weryfikację klienta przy użyciu metod opartych na dokumentach, kiedy stosuje nie dokumentowe metody weryfikacji, a kiedy kombinację obu tych metod.

Metody oparte na dokumentach
Bez wątpienia podstawową metodą weryfikacji jest weryfikacja klienta na podstawie dokumentów. Procedury powinny zawierać listę dokumentów akceptowalnych w procesie weryfikacji.  Oczywiście w polskich warunkach, dla klientów będących rezydentami klasyfikowanymi do klasy ryzyka standard (normalne) podstawowym dokumentem w tym procesie będzie dowód osobisty. Należy jednak w procedurach przewidzieć na przykład następujące sytuacje: co jeżeli obywatel polski deklaruje zgubienie dowodu osobistego, co jeżeli przedłożony przez osobę fizyczną dokumentu poświadczający jej tożsamość nie określa adresu zamieszkania takiej osoby – podczas gdy adres jest elementem obligatoryjnym do uzyskania w procesie identyfikacji i następnie weryfikacji, co z nierezydentami, itd. Istotą omawianego środka bezpieczeństwa finansowego jest posiadanie przez instytucję obowiązaną uzasadnionego przekonania, że uzyskała i zna prawdziwą tożsamości klienta. Zasadniczo w większości sytuacji i dla większości instytucji obowiązanych, dla prawidłowego przeprowadzenia
tego środka bezpieczeństwa finansowego – procesu identyfikacji i weryfikacji klienta, obarczonego niskim ryzykiem wystarczający, w przypadku osób fizycznych, będzie dowód osobisty. Niemniej jednak, biorąc pod uwagę możliwość przedstawienia dokumentów podrobionych lub uzyskanych w drodze przestępstwa, dobrze będzie rozważnie przez instytucję obowiązaną, czy uzyskanie przekonania, iż zna prawdziwą tożsamość swojego Klienta, nie będzie wymagało w procesie weryfikacji pozyskania dodatkowego dokumentu od Klienta. Podsumowując można przyjąć następujące zasady postępowania – ujęcie minimalistyczne: instytucja obowiązana wobec swoich klientów stosuje środki bezpieczeństwa finansowego, których zakres jest określany na podstawie oceny dokonanej w wyniku analizy ryzyka. Środki bezpieczeństwa finansowego, stosowane na poziomie podstawowym w zakresie identyfikacji osób fizycznych i ich przedstawicieli obejmują zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy, ustalenie i zapisanie cech dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, […]. Na poziomie podstawowym identyfikacji Klienta, instytucja obwiązana nie jest zobligowana do żądania okazania dodatkowego dokumentu przez Klienta. Natomiast weryfikacja tożsamości Klienta, polega na sprawdzeniu i potwierdzeniu danych o których mowa w art. w art. 9 ust. 1 i 3 ustawy i następuje przed zawarciem umowy z klientem lub przed przeprowadzeniem transakcji i do jej przeprowadzenia nie jest wymagany dodatkowy dokument, wystarczy dokument przyjęty do procesu identyfikacji i podjęcie na jego podstawie dodatkowych czynności sprawdzających – np. porównaj datę urodzenia z sześcioma pierwszymi cyframi numeru Pesel, porównaj przedostatnią cyfrę numeru Pesel z płcią Klienta zlecającego transakcję…
Inaczej wygląda sytuacja, gdy instytucja obowiązana stosuje wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego, w związku z tym, iż klient generuje wyższe ryzyko. Wówczas, dla celów identyfikacji, w celu zmniejszenia ryzyka, instytucje obowiązane stosują co najmniej jeden ze środków, polegających na ustaleniu i potwierdzeniu tożsamości Klienta, między innymi na podstawie dodatkowych dokumentów lub informacji.

Nie dokumentowe metody weryfikacji
Instytucje obowiązane nie muszą obligatoryjnie stosować nie dokumentowych metod weryfikacji danych identyfikacyjnych swoich klientów. O konieczności, czy potrzebie stosowania tych metod decyduje instytucja obowiązana. Do takich metod można zaliczyć: zatelefonowanie do klienta z podziękowaniem za skorzystanie z naszych usług, założenie rachunku i tym samym dokonaniem weryfikacji prawdziwości podanego numeru telefonicznego; wysłanie listu z ofertą innych usług instytucji obowiązanej – weryfikacja adresu, uzyskanie informacji o kliencie w poprzednim banku, złożenie wizyty w miejscu zamieszkania lub w firmie klienta; porównanie poszczególnych informacji otrzymanych od klienta z dostępnymi instytucji obowiązanej bazami danych w celu potwierdzenia ich prawdziwości.

Brak możliwości realizacji środków bezpieczeństwa finansowego w postaci identyfikacji i weryfikacji danych identyfikacyjnych klienta powinien zawsze skutkować odmową nawiązania relacji z klientem lub odmową przeprowadzenia transakcji przez instytucje obowiązaną. W uzasadnionych przypadkach z uwzględnieniem ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu instytucja obowiązana przekazuje Generalnemu Inspektorowi informacje o danym kliencie wraz z posiadanymi informacjami o planowanej przez niego transakcji.

Szczegółowe informacje na temat realizacji powyższych środków bezpieczeństwa finansowego
wraz wsparciem szkoleniowym i przystosowaniem procedur instytucji obowiązanej do wymogów
prawnych uzyskasz pod kontaktem znajdującym się na www.szkoleniabankowe.com.